archiviazione

La Gestione Documentale offre tutta la gamma di servizi, anche accessori, che il settore richiede: dall’archiviazione del cartaceo, alla gestione ottica, dai servizi di ricerca, consultazione e recapito, all’utilizzo di un portale unico per la consultazione, fino alla distruzione e macero della documentazione.

ll servizio Gestione Documentale si basa su un sistema di codifica che permette un monitoraggio altamente sicuro, la pianificazione della durata di conservazione e la gestione affidabile del ciclo di vita del documento. Caratteristiche che garantiscono un’archiviazione sicura ed economica di tutta la documentazione.

Accesso immediato ai singoli documenti.
Plurima è la risposta all’esigenza di ogni azienda che desideri, oltre all’archiviazione in condizioni di massima sicurezza, anche reperire i singoli documenti in modo rapido e preciso. Grazie alla pluriennale e collaudata esperienza, Plurima consente di gestire in outsourcing i documenti correnti come se fossero archiviati nella stanza accanto e di renderli disponibili velocemente, in cartaceo e in digitale, con consegne personalizzate o anche tramite scansione on demand.

Gestione copia conforme.
Tramite specifici processi di delega, Plurima è in grado di garantire la gestione e la produzione delle copie conformi di documenti analogici e digitali, permettendo un risparmio di costi ed una maggiore sicurezza di processo. Servizi accessori permettono la gestione completa del flusso, dalla richiesta al recapito all’utente finale.

RIORDINO DEI DOCUMENTI E GESTIONE DEGLI ARCHIVI STORICI

Una particolare attenzione rivolta alle sezioni storiche degli archivi, in base all’applicazione degli specifici metodi archivistici comunemente condivisi con le esigenze del Cliente (principio di pertinenza, di provenienza, metodo storico).

CATALOGAZIONE

Ogni unità archivistica viene accuratamente catalogata  e codificata tramite apposizione di barcode identificativi che ne consentiranno la ricerca ed il reperimento, garantendo la correttezza delle informazioni, il mantenimento della logica di archiviazione, creando così un vero e proprio database informatizzato del materiale archiviato.

CUSTODIA

Una gestione conto terzi degli archivi all’avanguardia, in locali dotati di tutti i sistemi e impianti necessari a garantire il massimo livello di sicurezza, nel pieno rispetto delle normative antincendio, antintrusione, sicurezza sul lavoro e protezione dei dati personali.

ARCHIVIAZIONE, CUSTODIA E GESTIONE DEI REFERTI E DELLE CARTELLE CLINICHE

Una spiccata propensione alla gestione della documentazione clinico-sanitaria, dei referti e delle cartelle cliniche, che contraddistingue Plurima dai primi anni ’80. L’esperienza specifica di settore che pone l’Azienda ai vertici del mercato.

RICERCA, CONSULTAZIONE E RECAPITO

Ogni azienda cliente può in ogni momento accedere ai propri documenti, tramite consultazione del cartaceo presso le sedi Plurima, online per il materiale digitalizzato, con richiesta di copia, in formato analogico o tramite scan on demand. Tutte le attività ed il loro status di avanzamento vengono tracciate con sistemi ECM.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI PROCEDURE CONCORSUALI

Una particolare sezione dedicata esclusivamente alle procedure concorsuali, con un servizio omnicomprensivo per la gestione dei documenti: dalla presa in carico, trasferimento e inscatolamento dei documenti, all’archiviazione, catalogazione, custodia, ricerca e recapito, fino al loro smaltimento

DIGITALIZZAZIONE E SCAN ON DEMAND

Un servizio tecnologicamente all’avanguardia per il processo di digitalizzazione e la catalogazione informatica, grazie allo sviluppo di applicativi informatici proprietari. Plurima si avvale unicamente di scanner professionali, ad alta produttività, garantendo qualità ottimale alle immagini finali, grazie anche a software di supporto per la correzione e il miglioramento del materiale acquisito. Tutti i processi sono monitorati secondo lo standard ISO 27001.

GESTIONE COPIA CONFORME

Plurima, leader nei servizi di document management per il settore sanitario e costantemente all’avanguardia sia a livello tecnico che normativo, propone il servizio di gestione e produzione delle copie conformi, in modalità cartacea o digitale.

ARCHIVIAZIONE LIVELLO 4: LTA – LONG TERM ARCHIVING

Un servizio appositamente studiato per le società farmaceutiche, con l’obiettivo di garantire la conservazione dei documenti provenienti dai centri sperimentali, per impedirne la perdita o distruzione accidentale, oltre che garantirne l’assoluta riservatezza. Locali specificatamente utilizzati per conservazione a Livello di Sicurezza 4, dotati di tutti gli impianti necessari alla sicurezza ed al migliore mantenimento ambientale.

DISTRUZIONE IN SICUREZZA

La distruzione in sicurezza dei documenti riveste particolare importanza per le specifiche esigenze di riservatezza dei dati. Plurima è dotata di particolari strumenti per la distruzione dei documenti all’interno della propria organizzazione, secondo le specifiche DIN 32757.

SCARTO E MACERO

Un servizio di selezione, scarto e di successivo macero dei documenti, in base alle tempistiche di conservazione previste per le diverse tipologie di documenti archiviati. I processi sono monitorati secondo lo standard ISO 14001.